档案学百科

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5、档案管理之二

2012-02-20 11:03:58 本文行家:woolley

档案管理本质上与居家衣物的管理是一样的:即我们首先要找地方存放它们,然后在需要的时候能够立即拿到。

 日常生活中,我们经常会发现一件新买的衣物不知道搁哪里好;一旦决定了存放的位置,可能又要挪动很多其他的衣物;东挪西挪之后,我们又发现某件衣物怎么也找不到了……要很好的解决这个问题,就需要我们有一个很好的规划,例如,各人的衣物分开放、各季节的衣服分开放、单件与套装分开放、小物件分开放等等。这个,就是居家衣物的管理。

档案管理本质上与居家衣物的管理是一样的:即我们首先要找地方存放它们,然后在需要的时候能够立即拿到。一般人潜意识里都有基本的居家衣物管理意识,衣物少的时候,问题也不大,但一旦衣物太多以后,由于这种初步的管理与实际脱节,乱翻就无法避免了。回到档案管理上来,档案无论是数量还是种类,都不是一个家庭的衣物可以对比的,所以,这时候档案管理的重要性就凸显出来,很多衍生的管理工作也相继而生。

随着社会的发展,我们的社会活动积累的原始记录越来越多,全部作为档案保存是不可能的,所以,我们需要有区别的收集——即初步鉴定。初步鉴定包含档案价值鉴定与档案实体鉴定。价值鉴定是为什么要保存它,实际工作中通用的做法是划定一个归档范围与不归档范围,符合归档范围的一定要归档,符合不归档范围的一定不要归档,处于空白地带的可以根据实际需要决定。实体鉴定是则是从档案实体来考虑的,如应该归档的材料就必须是完整的,不可以是残缺的;批复与请示要配套归档;传真件要有复印拷贝等等,这是确保归档的材料今后能够被利用,被方便地利用。

收集好的档案要找地方存放,这需要分类整理。分类首先是宏观上的,目前通行的是来源原则,即同一来源的档案统一放置,具体的做法就是全宗分类法,即把一个相对独立的机构或者个人所形成的档案算作一个全宗,所有全宗内的档案统一存放。同一全宗内的档案再根据相应的分类方法进行处理。如根据内容分类、根据实体分类等等,进一步的又细分为年度分类、组织机构分类、问题分类等等。

整理好的就要入库,同时要编制检索工具,以方便以后的利用。我国档案管理工作中经常讲到的组卷,事实上就是分类整理与编制检索工具的统一。首先是分类汇总,装订成卷,然后编制卷内目录,再编制案卷目录。这个编制目录的过程,也就是档案著录。档案著录直接影响着今后档案的检索利用,尤其在数字化时代,著录已经成为档案整理工作中的核心内容。


下面将结合档案发展的历史来具体讨论档案管理的各个环节。

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标签: 档案管理 鉴定 分类 全宗 著录 | 收藏
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